របៀបប្រើប្រាស់ Mail Merge នៅក្នុង Word 2007

អ្នកប្រើ Mail Merge នៅពេលដែលអ្នកចង់រៀបចំឯកសារ ដូចជាទំរង់សំបុត្រដើម្បីផ្ញើទៅកាន់អតិថិជន ឬអាសយដ្ឋាន ណាមួយហើយ រាល់សំបុត្រ ឬស្លាកយីហោ ទាំងនោះមានប្រភេទឬទំរង់ព័ត៌មានដូចៗគ្នាភាគច្រើន

ចុច Start Mail Merge នៅលើ Mailings Ribbon ហើយជ្រើសរើសប្រភេទនៃឯកសារដែលអ្នកចង់បាន។ សំរាប់ឧទាហរណ៍ៈ អ្នកអាចជ្រើសរើស Letters, Envelope, Label ឬ Step be Step Mail Merge Wizard សំរាប់ជំនួយ បន្ថែមក្នុងការបង្កើតឯកសាររបស់អ្នក

បន្ទាប់មកជ្រើសរើសយក Select Recipient នៅក្នុង Mailings Ribbon ដើម្បីបន្ថែមការទទួល Mail អ្នកអាចជ្រើសរើសយកដើម្បីបង្កើត Database នៃការទទួល Mail ថ្មី ហើយអ្នកក៏អាចជ្រើសរើសដើម្បីប្រើភ្ជាប់ជា List ឬ Outlook ជាទំនាក់ទំនង។

នៅក្នុង New Address List Box នេះអ្នកចាប់ផ្ដើមបញ្ចូលទំនាក់ទំនងរបស់អ្នកចូល អ្នកអាចប្រើ Tab Key ដើម្បីលុបរវាង Fields នីមួយៗ។ រាល់ការកំនត់ Fields នីមួយគឺត្រូវបានបញ្ជាក់នៅខាងក្នុងស្រាប់ ដើម្បីបន្ថែមលក្ខខណ្ឌទទួលយក ចុចលើប៊ូតុង New Entry។ ដើម្បីលុប Fields នៅខាងក្នុងគ្រាន់តែជ្រើសរើស ឬចុច ប៊ូតុង Delete Entry បន្ទាប់មកចុចយក Yes សំរាប់ការបញ្ជាក់ពីការលុបនេះ
ដើម្បីបន្ថែម Column ត្រូវចុចប៊ូតុង Customize Column:

អ្នកអាចលុបឬបន្ថែមប្រភេទនៃ Fields ទៅកាន់ Mail Merge Document របស់អ្នក។ អ្នកអាចអនុវត្ដវាបានយ៉ាងស្រួលដោយគ្រាន់តែចុចលើប៊ូតុង Customize Columns ពេលនោះផ្ទាំងសារ Customize Columns ក៏បានបើក បន្ទាប់មកចុច Add, Delete ឬ Rename ដើម្បីប្ដូរប្រភេទ Field ហើយអ្នកអាចប្រើប៊ូតុង Move Up និង Move Down ដើម្បីរៀបចំ Fields តាមលំដាប់ នៅពេលដែលធ្វើការកំនត់តាមដំរូវការរួចហើយ ចុច OK ។ ចុច OK នៅលើផ្ទាំងសារ New Address List ហើយដាក់ឈ្មោះឱ្យ Data Source បន្ទាប់មកចុច Save ។ ចុចលើយក Envelopes ហើយចុច Next: Starting Document => Select Recipient អ្នកអាចចុចលើ Envelops Options ដើម្បីកែតម្រូវទ្រង់ទ្រាយវា។

ដាក់បញ្ចូល Field នៅក្នុងឯកសាររបស់អ្នកបន្ទាប់មកចុច Insert Merge Field នៅលើ Mailings Ribbon ជ្រើសរើស Field ដែលអ្នកចង់បានដើម្បីវាយបញ្ចូល

មុនពេលដែលអ្នកបោះពុម្ពសំបុត្រ អ្នកគួរតែ Preview វាមុនសិនដើម្បីពិនិត្យមើល Error ផ្សេងៗ នៅក្នុងករណីពិសេស ត្រូវប្រុងប្រយ័ត្នចំពោះការដកឃ្លា និងនិមិត្ដសញ្ញាផ្សេងៗ ដើម្បី Preview សំបុត្រ ចុចលើ Preview Result នៅលើ Mailings Ribbon

អ្នកអាចធ្វើការកត់ចំណាំ Error Data ចំពោះឯកសាររបស់អ្នកនៅពេលបោះពុម្ពលើកដំបូង អ្នកមិនអាចកែប្រែ Data នៅក្នុង Merge Document បានទេ តែអ្នកអាចជំនួសដោយការជួសជុលវានៅក្នុង Data Source របៀបធ្វើ គឺចុច Edit Recipient List នៅលើ Mailings Ribbon នៅក្នុង Box Open អ្នកអាចកែប្រែ Data មួយចំនួនបាន ហើយអ្នកក៏អាចធ្វើការកំនត់វាបានដែរ វាជាការធម្មតាទេដោយគ្រាន់តែ Uncheck Box ដែលនៅបន្ទាប់ពី Recipients’name ដើម្បីលុបចេញពី Merge Operation ហើយចុច OK។

បន្ទាប់ពីអ្នកបានពិនិត្យឯកសាររបស់អ្នកឡើងវិញរួចមក អ្នកអាចធ្វើការបញ្ចប់វាដោយ ចុចប៊ូតុង Finish & Merge នៅ លើ Mailing Ribbon។

អ្នកអាចជ្រើសរើសដើម្បីកែតម្រូវឯកសារផ្ទាល់ខ្លួន ចំពោះការបោះពុម្ពឯកសារ ឬក៏ផ្ញើសារ ប្រសិនបើអ្នកជ្រើសរើស ដើម្បីបោះ ឬផ្ញើសារនោះ ម្យ៉ាងទៀតអាចជ្រើសរើស Print all, one ឬ set of contiguous letters ហើយវានឹងចងចាំ រាល់ការកំនត់នៃដំណើរការនីមួយៗ។